7 أسئلة و7 خطوات لإدارة الوقت بفاعلية
د. راكان عبد العزيز الراوي
تحدَّثْنا في العدد السابق عن مُضيِّعات الوقت، تلك التي تسلُبنا واحداً من أهمّ مواردنا، فنجد أنفسنا ضائعين بين الدقائق والثواني، محاولين التقاط أنفاسنا لاستدراك ما فاتنا من أعمال بسبب ما فاتنا من وقت.. اليوم نضع بين أيديكم سبعة أسئلة تساعد من يطرحها على نفسه قبل الإقدام على أيّ نشاط، على أن يدير وقته بفاعلية ونجاح.. (المحرِّر)
وفي ما يلي هذه الأسئلة السبعة، التي نأمل أن تطرحها على نفسك..
1. السؤال الأَوّل:
هل النشاط الذي أريد القيام به يُرضِي الله ، ويُدخِل السرور إلى قلب الرسول الكريم ؟ (إذا كان الجواب بـ(نعم) فهذا يعني الاستمرار في النشاط، أمّا إذا كان الجواب بـ(لا) فيعني إلغاء النشاط فوراً، والتفكير في نشاط بديل).
2. السؤال الثاني:
هل النشاط الذي أرغب في مزاولته يحقِّق منفعة حقيقية أو ملموسة لي أو لأحد الأشخاص الآخَرين؟ (إذا كان الجواب بـ(نعم) فيعني الاستمرار في النشاط، أمّا إذا كان الجواب بـ(لا) فيعني أفضلية التفكير في نشاط بديل نافع).
3. السؤال الثالث:
هل النشاط المقصود يتمتَّع بأولوية آنِيّة، أم أن هناك نشاطاً آخَر أكثر أهمية منه؟ (إذا كان الجواب بـ(نعم) يعني الاستمرار في النشاط، أمّا إذا كان الجواب بـ(لا) فيعني ضرورة التفكير في نشاط أعلى أولويةً).
4. السؤال الرابع:
هل الوقت المتوقع إنفاقه على النشاط المعنيّ، يتناسب وأهمية ذلك النشاط؟ (إذا كان الجواب بـ(نعم) يعني الاستمرار في النشاط، أما إذا كان الجواب بـ(لا) فيعني أهمية التفكير في تحوير النشاط أو تقليل الوقت المهدور فيه).
5. السؤال الخامس:
هل النشاط الذي أنوي الإقدام عليه، يتّسِم بوجود خُطّة تنفيذية محكَمة بشأنه، مع سقف زمنيّ محدَّد لنهايته؟ (إذا كان الجواب بـ(نعم) يعني الاستمرار في النشاط، على اعتبار أن وجود خُطّة تنفيذية وسقْف زمنيّ محدَّد يُعبِّران عن فَهْم أسلوب وكيفية التطبيق، أمّا إذا كان الجواب بـ(لا) فيعني وجوب إعادة التفكير بطريقة التنفيذ، أو تبديل النشاط بنشاط آخَر جديد أكثر وضوحاً).
6. السؤال السادس:
هل النشاط الذي أريد القيام به لا يؤثِّر في التزاماتي الأخرى، سواء أكانت عائلية أم وظيفية أم اجتماعية... إلخ؟ (إذا كان الجواب بـ(نعم) يعني الاستمرار في النشاط، أمّا إذا كان الجواب بـ(لا) فيعني التفكير في نشاط آخَر، لأهمية تحقيق التوازن في الأوقات المعطاة لجوانب الحياة المختلفة).
7. السؤال السابع:
إذا كان النشاط ترويحياً، فهل يأخذ وقتاً معقولاً من دون التأثير السلبيّ في الواجبات اليومية الأساسية؟ (إذا كان الجواب بـ(نعم) يعني الاستمرار في النشاط؛ وذلك لأهمية الترفيه عن النَّفْس بالنشاطات المباحة شرعاً. أمّا إذا كان الجواب بـ(لا) فيعني أفضلية التفكير في نشاط ترويحيّ آخَر).
إن الأسئلة السبعة السابقة، تكفُل للإنسان القيام بأعمال نافعة ومجْدِية لا تنضوي تحت عنوان تضييع الوقت، ولكننا نبقى في حاجة إلى منهج علميّ مُنظَّم لمواجهة تلك المضيِّعات التي تحاول غَزْو ما نقوم به من نشاطات إيجابية.
إنّ المنهج الذي يُواجِه مُضيِّعات الوقت يُسمَّى (منهج مُوفِّرات الوقت)، ويُقصَد بهذه الموفِّرات، كل ما من شأنه معالجة مُضيِّعات الوقت بهدف تقليصها أو القضاء عليها بشكل نهائيّ.
وعند الحديث عن الموفِّرات، لا بُدّ من التأكيد على أن الإدارة الفعّالة للوقت تعتمد بشكل أساسيّ على تخطيط الوقت، وعلى قُدْرة الإنسان على اتخاذ إجراءات إيجابية لمواجهة مُضيِّعات الوقت، وبالتالي فإن تخطيط الوقت إذا لم يصاحِبْه اتخاذ إجراءات إيجابية للحيلولة دون ضياعه، يصبح بلا جدوى.
إن المنهج (العلميّ/ التطبيقيّ) المقترَح للسيطرة على مُضيِّعات الوقت، يتكون من سَبْع خُطُوات متكاملة، وهي تشبه إلى حَدّ بعيد خُطُوات حلّ المشكلات واتخاذ القرارات، سواء على الصعيد المؤسَّسيّ في حياة المنظَّمات الإدارية، أو على الصعيد الشخصيّ في حياة الناس عموماً، وهذه الخطوات هي:
- الخُطْوة الأولى (جمع البيانات)
إن فَهْم طبيعة مضيِّعات الوقت يتطلب جَمْع المعلومات اللازمة عنها، من حيث تحديد هُويتها، ومعدَّلات تكرارها، ومدى تداخلها مع بعضها، وذلك في سبيل تشخيصها بشكل دقيق لا لَبْسَ فيه ولا غموض.
- الخُطْوة الثانية (التعرُّف إلى الأسباب المحتمَلة)
بعد أن يتمّ التعرُّف إلى مضيِّعات الوقت، لا بُدّ من تحديد الأسباب المحتمَلة لكلّ مُضيِّع من هذه المضيِّعات.. فهل هو الفرد نفسه، أم الآخَرون، أم البيئة، أم ماذا؟ ولكن كما ذكرنا سابقاً يبقى صاحب الشأن نفسه في المرتبة الأولى من حيث تحمُّل المسؤولية عن ضياع وقته.
- الخُطْوة الثالثة (وضع الحلول الممكِنة)
هذه الخُطْوة تتطلَّب مناقشة كل مُضيِّع من مُضيِّعات الوقت على حِدة، ووضع الحلول الممكِنة والمتاحة للتغلُّب عليه، ويمكن للشخص في هذا المقام الاستعانة بأهل الخبرة والاختصاص لطَرْح بعض الحلول المبتكَرة.
- الخُطْوة الرابعة (اختيار أفضل الحلول)
ويتمّ ذلك بعد تقييم كلّ حلّ من الحلول المتاحة، وذلك بصدد كلّ مُضيِّع من مُضيِّعات الوقت، بُغْية اختيار أفضل الحلول وأكثرها فاعلية.
- الخُطْوة الخامسة (تنفيذ الحلّ المختار)
عند اختيار أكثر الحلول جدوى، لا بُدّ من وَضْعه مَوْضع التنفيذ الفِعْليّ، وهنا تتّضِح مدى صلاحية الخُطُوات الأربع السابقة.
- الخُطْوة السادسة (تقييم التنفيذ)
بعد وضع الحلّ مَوْضع التطبيق الفِعْليّ، لا بُدّ من تقييمه بهدف التعرُّف إلى مدى مُناسَبته، ومدى فاعليته في حلّ المشكلة.
- الخُطْوة السابعة (التغذية العكسية)إذا ما تبيَّن بعد تقييم الحلّ أن العوامل المضيِّعة للوقت ما زالتْ قائمة، لا بُدّ من إعادة العملية بأكملها، بدْءاً بجمع البيانات، وانتهاءً بتنفيذ الحلّ المختار وتقييمه، ثمّ التغذية العكسية من جديد
الجنس
